Hiện nay, máy photocopy là một phần không thể thiếu của các văn phòng. Nó giúp in ấn tài liệu, báo cáo công việc, giúp cho nhân viên văn phòng thuận tiện hơn trong công việc. Tuy nhiên máy photocopy cho văn phòng lại có giá khá cao, giao động trong khoảng vài chục hay lên đên cả trăm triệu đồng. Vậy lựa chọn máy photocopy cho văn phòng như thế nào để phù hợp. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.

Các tiêu chí chọn máy photocopy cho văn phòng

1.Chọn theo thương hiệu

Thực ra việc lựa chọn thương hiệu máy photocopy nào tốt nay cũng không quá quan trọng. Bởi vì những sản phẩm máy photocopy của những hãng có tên tuổi hiện nay đều có chất lượng tốt như nhau. Bạn hoàn toàn có thể chọn bất cứ hãng nào mình thích hoặc chiếc máy nào đó bạn đã từng sử dụng và cảm thất tốt. Trên thị trường máy photocopy Việt Nam bây giờ có rất nhiều hãng tốt cho bạn chọn như Ricoh, Epson, HP,…

2. Chọn theo tốc độ của máy

Khi lựa chọn máy photocopy cho văn phòng, tốc độ in của máy rất quan trọng. Tùy thuộc vào quy mô văn phòng và nhu cầu in ấn của văn phòng bạn mà chọn máy cho hợp lý. Tốc độ của máy còn quyết định giá tiền, kích thước và tính năng của máy. Bởi nguyên lý đặc thù, những máy photocopy có tốc độ in cao thì có kích thước to và phát ra tiếng ồn nhiều hơn. Nhưng những máy photocopy có kích thước to thì hoạt động ổn định hơn những chiếc máy có kích thước nhỏ hơn. Cụ thể, với mỗi nhu cầu số lượng bản in khác nhau, chúng ta có những lựa chọn về tốc độ in của máy khác nhau như sau:

– Đối với những văn phòng có nhu cầu in ấn khoảng 1000 bản/chụp/tháng thì máy photocopy có tốc độ 20-30/phút là thích hợp nhất. Những loại máy đó thường là loại máy để bàn, có kích thước nhỏ

– Với văn phòng có khối lượng in ấn trung bình 2000-20000 bản/tháng thì thích hợp nhất là những chiếc máy có tốc độ 30-50 bản/phút. Loại máy này ít gây ra tiếng ồn hơn loại máy để bàn ở trên và những loại này còn có thể hỗ trợ in khổ giấy A3

– Với những máy có tốc độ từ 60- hơn 100 bản/phút thì sẽ thích hơn với những công ty lớn, có nhiều nhân viên. Tuy nhiên khi bố trí máy cần một không gian rộng rãi để tiếng ồn của máy không ảnh hưởng đến mọi người làm việc

3.Chọn theo tính năng của máy

Một máy photocopy dành cho văn phòng sẽ có những chức năng tiêu chuẩn là in, photocopy và scan. Hiện nay tính nay Fax trên một số máy là không cần thiết thì với công nghệ hiện nay, Fax đã lỗi thời. Khi mua máy photocopy cho văn phòng, hãy chọn mua máy có đa chức năng, để bạn không phải tốn chi phí mua nhiều loại máy. Tốn không gian và chi phí vận hành. Một số máy có cả chức năng scan màu và scan trắng đen. Những máy đó sẽ đắt hơn so với những chiếc máy chỉ có chức năm scan trắng đen. Bạn nên cân nhắc khi mua.

Chức năng in màu xuất hiện trên rất nhiều máy photocopy hiện nay. Chức năng này hiện đã hữu dụng và cần thiết cho công việc. Nhưng bạn nên cân nhắc kĩ khi mua những chiếc máy như vậy. Bởi vì chúng sẽ tốn chi phí màu in. Bạn có thể cân nhắc mua 2 loại máy in trắng đen và in màu riêng biệt để tránh trường hợp dùng mực để in trắng đen gây tốn kém.

4.Chọn mua máy mới, máy cũ hay đi thuê máy?

Nếu văn phòng hay công ty của bạn có đủ kinh phí thì bạn có thể sắm một máy photocopy mới. Máy sẽ được bảo hành chính hãng và đầy đủ dịch vụ bảo hành, cảm giác khi mua cũng yên tâm hơn. Nhưng mua máy mới sẽ mang lại nhược điểm là máy dễ mất giá khi bán lại. Những chiếc máy photocopy đã qua sử dụng cũng là một sự lựa chọn khá hay. Nhiều máy đã qua sử dụng chất lượng vẫn còn khá tốt nhưng chúng ta sẽ không nhận được dịch vụ bảo hành từ nhà sản xuất. Còn một lựa chọn tiết kiệm nữa là thuê lại những chiếc máy photocopy. Giá thành để thuê máy cũng rất rẻ và chúng ta sẽ không phải đầu tư vài chúc triệu đồng để mua máy mới.

Nói đến dịch vụ thuê máy photocopy tốt, giá rẻ, không thể không nhắc đến Trí Đan. Tri Đan chuyên cung cấp những chiếc máy chất lượng nhất cũng như dịch vụ cho thuê máy photocopy tốt nhất mà giá cả lại hợp lý nhất.

Trên đây là những tiêu chí chính để bạn có thể chọn được chiếc máy photocopy phù hợp với nhất với văn phòng của mình. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.